1. Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla Minimalist Akademi (“Şirket” veya “To Do Koç”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir. KVKK m.10 kapsamında veri sorumlusunun ilgili kişiyi aydınlatma yükümlülüğü bulunmaktadır.
2. Hangi Kişi Gruplarına İlişkin Veriler İşlenmektedir?
Bu metin aşağıdaki ilgili kişi grupları için geçerlidir:
• Koç / danışman / eğitmen kullanıcılar
• Öğrenciler
• Veli / ebeveyn / yasal temsilciler
• Platform ziyaretçileri ve iletişim kuran kişiler
3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
To Do Koç kapsamında aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:
• Kimlik ve kullanıcı bilgileri
• İletişim bilgileri
• Üyelik ve hesap bilgileri
• Abonelik, paket ve faturalama bilgileri
• Öğrenci, koç ve veli arasında paylaşılan mesajlaşma kayıtları
• Öğrenci paneline girilen hedef, görev, plan, takip ve ilerleme verileri
• “Bugün nasılsın” gibi alanlara girilen duygu/durum verileri
• İşlem güvenliği verileri, oturum kayıtları, IP bilgileri, log kayıtları
• Talep, şikâyet ve destek kayıtları
• Ticari elektronik ileti onayı/ret bilgileri
• Hukuki işlem ve uyuşmazlık kayıtları
KVKK’ya göre özel nitelikli kişisel veriler sınırlı sayıda düzenlenmiştir; sağlık verileri bu kapsamda ayrıca yer alır. Uygulamada öğrencinin duygu/durum alanına girilen bazı içerikler hassas nitelik taşıyabileceğinden, Şirket bu verileri daha dikkatli ve sınırlı şekilde ele alır.
4. Kişisel Verileriniz Hangi Amaçlarla İşlenmektedir?
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:
• Platform üyeliğinin oluşturulması ve yönetilmesi
• Koç abonelik süreçlerinin yürütülmesi
• Öğrenci ve veli panellerinin oluşturulması
• Platformun temel işlevlerinin sunulması
• Koç-öğrenci-veli arasındaki mesajlaşma ve süreç takibinin sağlanması
• Öğrenci verilerinin koç paneline yansıtılması
• Teknik destek, bakım, geliştirme ve güvenlik süreçlerinin yürütülmesi
• İşlem güvenliğinin sağlanması ve log kayıtlarının tutulması
• Abonelik, faturalama, muhasebe ve finans süreçlerinin yürütülmesi
• Talep, öneri ve şikâyetlerin alınması ve sonuçlandırılması
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Olası uyuşmazlıklarda ispat ve savunma süreçlerinin yürütülmesi
• Ayrı onay verilmişse ticari elektronik ileti gönderimi
5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz;
• internet sitesi ve platform üyelik ekranları,
• kayıt ve davet formları,
• kullanıcı panelleri,
• mesajlaşma modülü,
• ödeme/faturalama süreçleri,
• destek ve iletişim kanalları,
• çerezler ve işlem güvenliği araçları,
• koç tarafından sisteme veri girilmesi,
• öğrenci veya veli tarafından doğrudan veri girilmesi
yoluyla elektronik ortamda toplanabilir.
Kişisel verileriniz KVKK’da öngörülen hukuki sebeplere dayanılarak işlenir. Aydınlatma yükümlülüğü, açık rızadan ayrı bir yükümlülüktür; her veri işleme faaliyeti açık rızaya dayanmak zorunda değildir. Açık rıza gereken hallerde ayrıca talep edilir.
6. Kişisel Veriler Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabilir?
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuata uygun olarak ve gerekli güvenlik önlemleri alınarak aşağıdaki taraflara aktarılabilir:
• Altyapı, barındırma, yazılım ve teknik destek hizmeti sunan iş ortaklarına
• Muhasebe, finans ve e-fatura/e-arşiv hizmet sağlayıcılarına
• Hukuk, denetim ve danışmanlık hizmeti alınan kişi ve kuruluşlara
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına
• Hukuki uyuşmazlık halinde mahkeme, icra dairesi, arabulucu ve yetkili mercilere
• Platform işleyişi gereği, öğrenci verilerinin ilgili koça; belirlenen kapsamda veli paneline yansıtılması suretiyle veliye
Yurt dışına veri aktarımı söz konusuysa, bu süreç ayrıca ilgili mevzuat ve güncel KVKK düzenlemeleri çerçevesinde yürütülür. 2024 yılında KVKK’da uluslararası veri aktarım mekanizmalarına ilişkin değişiklikler duyurulmuştur.
7. Mesajlaşma Kayıtları ve Saklama
Platform üzerindeki mesajlaşmalar; hizmetin sunulması, işlem güvenliği, teknik destek, kayıt düzeni, denetim ve olası uyuşmazlıkların çözümü amaçlarıyla saklanabilir. Saklama süresi, ilgili mevzuat, hizmet ihtiyacı ve Şirket’in saklama-imha politikaları çerçevesinde belirlenir.
8. Çocuklara İlişkin Veriler
To Do Koç kapsamında öğrencilere ilişkin veri işlenmesi söz konusu olabileceğinden, çocukların verileri bakımından daha dikkatli ve koruyucu bir yaklaşım uygulanır. Özellikle veli paneli, öğrenci hesabı ve duygu/durum alanları gibi özelliklerde veri minimizasyonu ve amaçla sınırlılık ilkeleri gözetilir. KVKK Kurumu da çocukların kişisel verileri bakımından daha dikkatli tasarım ve koruma yaklaşımını vurgulamaktadır.
9. İlgili Kişi Olarak Haklarınız
KVKK m.11 kapsamında ilgili kişi olarak, kişisel verilerinize ilişkin başta şu haklara sahipsiniz:
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• Şartları oluşmuşsa silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme/silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğranması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
10. Başvuru Yöntemi
KVKK kapsamındaki taleplerinizi, ilgili mevzuata uygun yöntemlerle Şirket’e iletebilirsiniz. Başvurularınız, başvurunun niteliğine göre kanuni süreler içinde değerlendirilir.